Integritetspolicy för Classic Honda Club Sweden (CHCS)
Policyn är upprättad av styrelsen 11 nov 2020 i enlighet med dataskyddsförordningen GDPR och gäller från och med den 11 nov 2020.
Syftet med intresseföreningen Classic Honda Club Sweden (CHCS) är att stödja medlemmarna att renovera och bevara klassiska Honda motorcyklar (30 år och äldre), att anordna träffar och sammankomster, att periodiskt ge ut en medlemstidning samt att tillhandahålla en hemsida för social kontakt.
För att kunna fungera som en förening och verka enligt dess syfte behöver klubben ha tillgång till ett antal grundläggande personuppgifter om medlemmarna. Insamlandet av medlemmarnas personuppgifter omfattas av den allmänna dataskyddsförordningen General Data Protection Regulation (GDPR) som innebär bestämmelser hur företag och organisationer behandlar och lagrar personuppgifter för levande personer. CHCS värnar om medlemmarnas integritet och hanterar medlemmarnas personuppgifter enligt GDPR-förordningen så att de ska känna sig trygga i sitt medlemskap.
Vilka personuppgifter samlar vi om dig?
Som medlem i CHCS kommer obligatorisk personuppgift om namn och postadress registreras i klubbens medlemsregister. Dessa grunduppgifter kompletteras frivilligt med uppgift om telefonnummer och e-postadress vilket ger fler möjligheter att kontakta en medlem (exempelvis i samband med aktiviteter). Klubben insamlar inte personnummer eller andra uppgifter av känslig natur. Syftet med medlemsregistret är att ha ett aktuellt register över samtliga medlemmar som används till utskick av klubbadministration som exempelvis årlig medlemsavgift, inbjudan till aktiviteter, för distribution och utskick av klubbens medlemstidning samt, i förekommande fall, kontakter med försäkringsbolag angående klubbförsäkringar. CHCS kommer inte, utan ditt samtycke, att använda dina registrerade personuppgifter till annat än detta syfte.
Utöver grundläggande uppgifter är det önskvärt med uppgift om medlemmens Hondamodell(er) och årsmodell. Dessa uppgifter är dock frivilliga, vilket innebär att medlemmens samtycke krävs för att lagra och behandla sådana uppgifter som kopplas till medlemmen. Uppgifter om medlemmens Hondamotorcyklar används för att skapa och publicera en medlemsmatrikel där medlemmens kontaktuppgifter kopplas till en given Hondamodell för möjligt utbyte av kunskap och erfarenheter. Medlemsmatrikeln distribueras endast till klubbens medlemmar.
Hur får vi dina uppgifter?
Alla uppgifter får vi direkt från dig själv när du anmäler dig som medlem, när du uppdaterar dina uppgifter till medlemsregistret och i samband med anmälan till arrangemang. Vid ansökan om klubbförsäkring skickar du in dina personuppgifter antingen direkt till försäkringsbolaget eller via kontakt med klubbens försäkringsansvarige.
I vilka register finns dina uppgifter?
När du väljer att bli medlem i föreningen registreras dina uppgifter i medlemsregistret som handhas av styrelsen i digital form samt som till vissa delar tillgängliggörs till medlemmarna som matrikel. Dina uppgifter kommer dessutom att finnas i bokföringshandlingar, mötesprotokoll, inkommande/utgående mail/brev hos styrelsen samt i deltagarlistor i samband med klubbarrangemang. För hemsidans låsta medlemssidor används ett register med namn, lösenord, användarnamn och e-postadress. På hemsidan www.classichonda.se och i klubbtidningen Classic Honda Magazine finns kontaktuppgifter för klubbens förtroendevalda och GDPR-ansvariga för att medlemmarna ska kunna kontakta dessa.
Vem delas uppgifterna med?
Vi delar, i förekommande fall, personuppgifter med de försäkringsbolag som knutits till klubben för medlemsförsäkringar. Namn och adressuppgifter delas med det tryckeriföretag som trycker och distribuerar klubbtidningen, vidare återfinns grundläggande personuppgifter i den bank där bokföringen hanteras. Styrelsen, revisorer och aktivitetsarrangörer inom klubben tar del av dina uppgifter vid behov. Övriga medlemmar tar del av grundläggande personuppgifter, bland annat genom medlemsmatrikeln.
Vad använder vi uppgifterna till?
Vi använder uppgifterna för att vi ska kunna ta betalt av dig och för att kunna hantera ditt medlemskap, hemsidans medlemssidor och för att ge dig information om vad som sker i föreningen samt för att föreningens medlemmar ska kunna hålla kontakt med varandra och verka enligt klubbens syfte.
Hur länge sparas dina uppgifter?
Dina aktuella personuppgifter sparas under tiden du är medlem och raderas ur medlemsregistret direkt i samband med att du valt att avsluta ditt medlemskap eller vid årsskifte beroende på önskemål. Sändlistor uppdateras regelbundet. För att inte behandla personuppgifter utan anledning, raderar vi regelbundet de personuppgifter som inte längre behövs. Tillfälliga uppgifter för administration tas bort direkt när behovet upphört, det kan även gälla t ex direkt och riktad marknadsföring för klubben. Bokföringsuppgifter sparas enligt lag i 7 år.
Arkiv
Medlemsmatrikel, bokföringshandlingar, verksamhetsberättelser, mötesprotokoll arkiveras i den form de skapats (digitalt eller analogt). Mail/brev och annan information som kan ha historisk eller juridisk betydelse för föreningen sparas och arkiveras.
Vem ansvarar för dina personuppgifter?
Klubbordförande och styrelse ansvarar för dina uppgifter.
Hantering av personuppgifter på hemsidan och i klubbtidningen
Förutom hantering av personuppgifter på hemsidan och i klubbtidningen, kan personuppgifter förekomma i artiklar, bilder, filmer och ljud från klubbens aktiviteter liksom i artiklar om medlemmar, medlemmars motorcyklar mm på klubbens hemsida och i klubbtidningen. Användning av personuppgifter i denna journalistiska verksamhet sker enligt det särskilda undantaget för yttrande- och informationsfrihet.
Kan jag slippa att Classic Honda Club Sweden hanterar mina uppgifter?
För att du ska kunna vara medlem i klubben måste klubben ha tillgång till grundläggande personuppgifter och ha samtycke att hantera dem enligt beskrivningen i denna policy. Medlem har dock rätt att slippa ha med sina övriga person- och fordonsuppgifter i matrikeln. Begäran om borttagande av sådana personuppgifter lämnas till den medlemsansvarige.
Kan medlem begära att få ut utdrag av vilka personuppgifter som klubben hanterar?
Du har rätt att när som helst kontakta klubben för att få information om vilka uppgifter som registrerats och behandlas om dig eller för att begära rättelse, överföring, radering eller begränsning av dina personuppgifter. Du har även rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen om du tycker att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt. Begäran ska lämnas till medlemsansvarige. Utdrag ska lämnas utan onödigt dröjsmål, dock senast en månad efter begäran mottagits.
Godkännande vid ansökan om medlemskap
När du betalar in medlemsavgiften samtycker du till hanteringen av dina grundläggande personuppgifter enligt denna policy. För dina övriga ingivna uppgifter som telefon, mailadress samt deltagande i medlemsmatrikeln, ges vid inbetalning av medlemsavgift ett automatiskt samtycke till användning. Om du inte vill vara med i matrikeln eller har synpunkter/frågor om samtycke behöver du själv kontakta klubben och den medlemsansvarige.
Rättsliga grunder för Classic Honda Club Swedens hantering av personuppgifter
För att få behandla personuppgifter måste man ange med vilken rättslig grund man gör det. De rättsliga grunder som kan vara aktuella är samtycke, avtal, intresseavvägning och rättslig förpliktelse. CHCS rättsliga grunder för behandling av personuppgifter är följande: För att kunna vara medlem i CHCS sluter medlemmen och klubben ett avtal om medlemskap och för detta behövs namn och adress, så att klubben ska kunna hantera medlemskapet i det digitala medlemsregistret, protokoll, styrelseutskick och motsvarande. Den rättsliga grunden för detta är avtal. Personuppgifter i bokföringshandlingar används med rättslig förpliktelse som rättslig grund.
Frivilligt lämnade uppgifter om innehav av Classic Honda motorcykel med information om modell och årsmodell kopplat till personens namn och adress. Telefonnummer och mailadress hanteras genom att medlemmen samtycker till detta. Samtycke ges i samband med att uppgifterna lämnas till klubben vid tecknande och förnyande av medlemskap. Personuppgifterna och fordonsuppgifterna i matrikeln samt telefon och mailadress som tillgängliggörs för medlemmarna används med rättslig grund samtycke.
Personuppgifterna för inloggning till hemsidans medlemssidor används med rättslig grund avtal.
Förtroendevaldas personuppgifter på hemsidan och medlemstidningen används med rättslig grund intresseavvägning, medlemmarna ska kunna ta kontakt med de förtroendevalda.
Hantering av personuppgifter i informationsutskick, mötesprotokoll, inkommande/utgående mail/brev hos styrelsen, direkt marknadsföring samt i deltagarlistor i samband med klubbens arrangemang sker med rättslig grund intresseavvägning.